TH NextGen - Organiseur de travail

A Work item in TrendMiner is every single item a user can save, open, edit, and share. The following work items exist within TrendMiner:

• TrendHub views
• ContextHub views
• Dashboards
• Formulas
• Aggregations
• Value based searches
• Digital step searches
• Similarity searches
• Operating area searches
• Cross asset value-based searches
• Filters
• Fingerprints
• Machine learning models
• Notebooks
• Notebook output pipelines
• Prediction tags

Le principal atout de l'Organiseur de travail est la possibilité de gérer efficacement tous ces items de travail TrendMiner dans un endroit central. Vous pouvez créer des dossiers pour structurer votre travail à votre guise.

L'Organiseur de travail est également le point de départ pour partager vos items avec vos collègues et pour avoir un aperçu des items partagés avec vous.

L'Organiseur de travail est disponible depuis tous les hubs et se trouve à droite de la barre supérieure.

The layout of the work organizer

L'organiseur de travail comporte deux onglets : "Mon travail" et "Partagé avec moi".

The overall layout of both tabs is very similar.

• “Mon travail" montre un aperçu tabulaire de tous les dossiers, vues et autres items de travail dont vous êtes le propriétaire, ainsi que la date de dernière mise à jour.
• L'onglet "Partagé avec moi" contient uniquement les items de travail partagés avec vous par un autre utilisateur. Il indique également le propriétaire des items, et la date de dernière mise à jour des items. 

At the top right, you can easily search for specific items, or you can filter the visualized work items by type, by clicking the icon with three horizontal lines.

How to create a folder in the Work Organizer

1. Sélectionnez "Organiseur de travail" situé à gauche du menu du profil utilisateur.
2. Click on the create folder icon.
3. Enter folder name and click "Create folder" in the dropdown.

The folder will be created within the currently opened folder.

Comment sauvegarder un nouvel item de travail ?

Lors de l'enregistrement d'un nouvel Item, le panneau d'enregistrement offrira toujours une option pour spécifier l'emplacement. Si non spécifié, l'item sera enregistré dans le dossier général de l'organiseur de travail. Lors de la sélection d'un emplacement, un nouveau dossier peut également être créé dans le panneau latéral de l'organiseur de travail. 

Available actions on work items

By selecting folders or work items, the "Action" button at the top becomes available.

The following actions are available:

• Rename
• Make a copy
• Move item to folder
• Share item
• Delete item

Note: When selecting multiple items, renaming and making a copy is not available.

• Renommer : Lorsque vous sélectionnez renommer, un panneau de droite s'ouvre pour cette action. Enter name and press 'rename item' button.
• Copier : Lorsque vous faites une copie, un panneau de droite s'ouvre et vous demande de nommer votre nouvel item copié. L'item copié sera stocké dans le même dossier que l'item original.
• Déplacer : L'option déplacer ouvre également le panneau latéral droit. Ici, vous pouvez naviguer dans les dossiers pour trouver l'emplacement optimal. Lorsque l'élément se trouve dans le bon dossier, cliquez sur "Déplacer" pour exécuter le transfert.
• Partager : Vous pouvez également partager vos items de travail (à l'exception des dossiers) en sélectionnant les items à partager et en cliquant sur l'option Partager l'item dans le bouton d'actions. Vous trouverez plus de détails sur le partage dans la section Partage des items de travail ci-dessous.
• Supprimer : Vous pouvez supprimer vos items de travail. Une fenêtre s'affiche pour confirmer la suppression des items sélectionnés. Lorsque vous sélectionnez un dossier à supprimer, tous les éléments inclus dans ce dossier (tous les items de travail et les autres dossiers) sont également supprimés.

How to sort items

Items can be sorted by 'Name', 'Type' or 'Last Updated' by clicking the corresponding column header in the work organizer. Folders are listed first, regardless of which sorting option is set.

How to search for items

The search is not limited to the current folder. The search feature will search all folders and other items within the 'My work' space and present all results in one list. You can search both in 'My work' and in 'Shared with me' but not simultaneously.

Note: wildcards (*) are available to specify more advanced naming patterns. e.g. 'Project*optimization' will match all items for which the name or description starts with 'Project' and end with 'optimization'.

Note: The search will not show filtered item types.

Sharing work items

In the work organizer your work items are categorized between those that are yours, and those that have been shared with you. Any item that you create you can share as well, except for folders.

Why would you share your work?

Having created different work items, you may wish to share your work with other interested parties so that others can learn from your findings, for purposes of monitoring, root cause analysis, issue mitigation and shift change.

Note: When you share an item, access to underlying items is automatically provided, although the work item is not explicitly shared. For example, if a dashboard is shared, all items within the dashboard are displayed on the dashboard, but the items are not visible in the "Shared with me" tab.  

Current dependencies in TrendMiner:

• TrendHub views can depend on a fingerprint.
• Les Dashboards peuvent dépendre d'une vue ContextHub ou d'une vue TrendHub. 
• Filters can depend on searches.

Important Note: Monitors live outside of the work organizer, and they can only be enabled for your own searches and fingerprints. Save a copy of the search or fingerprint (by first opening the item) to enable.

How to share items in the work organizer 

1. Ouvrez l'Organiseur de travail en cliquant sur le bouton de l'Organiseur de travail situé en haut à droite de votre écran.
2. Click on the checkbox of the item row(s) you wish to share. Le bouton d'action en haut indiquera le nombre d'items qui sont sélectionnés.
3. Cliquez sur "Partager item" dans le menu déroulant. Un panneau latéral apparaîtra sur la droite.
4. In the side panel enter the name of an individual(s) you wish to share your work with.
   • You can search on username or full name.
5. Cliquez sur le bouton + et les noms seront ajoutés à la liste "Aperçu".
6. Close the panel.

Your chosen work has been shared with your selected colleagues. The items will be marked as shared in the work organizer overview.

To stop sharing the item(s), select the item you want to update the sharing settings for, then do the following:

1. Click the checkbox of the item for which you wish to revoke the share rights.
2. Dans la liste déroulante dans "Actions", sélectionnez "Partager item". Un panneau de partage apparaît sur le côté droit de l'écran.
3. Dans la liste "Aperçu", cliquez sur le bouton x à droite du nom de l'utilisateur pour révoquer l'autorisation.
4. Close the panel.

Your newly shared items will be found by your colleagues in their work organizer under the "Shared with me" tab. When sharing an item do not forget to also share dependent items if you want every single item to appear in the "Shared with me" tab.   

Important: If you wish to share your view to everyone, type "everyone" in the name field.

Note: To remove existing share permissions, select a single item and click the "Share item" option. When multiple items are selected, you can only add new share permissions.

Note: Currently other users can only be given read access. Edit permissions will be added in future releases.

Note: When you share a view and then delete the view, everyone's access to the read view is deleted.

Note: When you share formula and aggregation tags, the details of the formula and aggregation are shared also. Including the formula and any other tags that are nesting.

Favorite items in the work organizer

With the help of items you can quickly find the information and documents that are most important for you. To make your work easier, we have added another section to the work organizer called "Favorites". In this area, all your favorite items are grouped together so that you can easily access them.

You can mark an item as a favorite by clicking the star icon on any of the work organizer tabs, including the "Shared with me" folder. To mark or unmark an item as a favorite, simply click the star in the row of the item you want to consider as a favorite.

The Favorites tab lists all the items that you have marked as favorites. From here you can perform actions on these items, such as delete or move (depending on the permission).

If you are the owner of an item, you can perform actions on that item. If someone has created an item and shared it with you (permission to view), you can ask for further permissions to act. You can see the name of the owner in the "Owner" column.

Recently used items in the work organizer

The “Last updated” column is replaced by a new parameter which provides more detail on the usage of an item; last used.

The new parameter “Last used” contains the timestamp (date and time) in addition to, for example,“Just now” or ”1 hour ago”. Below the timestamp you can see previous actions, such as:

• Created, when the item has been created (saved for the first time).
• Shared, when you as a receiver see the item for the first time in the “Shared with me” tab.
• Opened, when an item has been opened in the hub.
• Modified, once the item has been updated (using the action “Save as…”).

Note: To keep things tidy, we've updated all the open item side-panels with this new parameter.